После увольнения сотрудника я больше не должен платить за него взносы и сдавать отчёты

Нет. Увольнение сотрудника не отменяет обязанности работодателя рассчитаться с ним, начислить страховые взносы с облагаемых выплат и представить необходимую отчётность за период работы.

Даже если сотрудник отработал в компании только несколько дней в месяце, работодатель должен правильно оформить увольнение, выплатить все причитающиеся суммы и учесть выплаты в налоговой и страховой отчётности.

При этом после увольнения не нужно автоматически продолжать начислять зарплату и взносы за бывшего сотрудника. Обязанности зависят от того, какие выплаты ему начислены, когда они произведены и за какой период относятся.

Разберём, что нужно сделать работодателю, чтобы не получить претензии после увольнения сотрудника.

1. Окончательный расчёт в день увольнения

По общему правилу статьи 140 ТК РФ все причитающиеся сотруднику суммы выплачиваются в день увольнения.

В окончательный расчёт могут входить:

• заработная плата за фактически отработанное время;

• компенсация за все неиспользованные дни отпуска;

• другие предусмотренные законом, трудовым договором и локальными документами выплаты.

Если сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы выплачивают не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчёте.

Если между работником и работодателем возник спор о размере выплат, работодатель обязан в установленный срок выплатить как минимум ту сумму, которую не оспаривает.

Важно: увольнение не освобождает от выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Её необходимо рассчитать и учесть при окончательном расчёте независимо от того, сколько времени сотрудник проработал в компании, если у него возникло право на такую компенсацию.

2. Нужно ли начислять страховые взносы после увольнения

Страховые взносы рассчитываются с выплат, которые облагаются взносами по правилам Налогового кодекса РФ. Сам факт увольнения не отменяет обязанности начислить взносы с облагаемых выплат за период работы.

Например, если сотрудник увольняется 10 октября, работодатель начисляет ему зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск. Эти выплаты необходимо проверить на предмет обложения страховыми взносами и учесть в расчётах в соответствии с действующими правилами.

При этом важно различать две вещи:

• Начисление взносов. Работодатель определяет обязательства с учётом выплат, которые облагаются страховыми взносами.

• Уплата взносов. Начисленные суммы перечисляются в бюджет в установленный срок.

После увольнения не возникает обязанности ежемесячно начислять бывшему сотруднику взносы только потому, что раньше он работал в организации. Но если после увольнения ему начисляют выплаты, связанные с трудовыми отношениями, их необходимо отдельно оценить с точки зрения налогообложения и страховых взносов.

3. Какие отчёты нужно сдать после увольнения

Если сотрудник работал в компании в течение отчётного периода, увольнение не отменяет обязанность представить предусмотренную законом отчётность за этот период.

В зависимости от ситуации работодателю могут потребоваться следующие документы.

Расчёт по страховым взносам

В расчёте отражают выплаты и начисленные страховые взносы за соответствующий отчётный период. Если сотрудник работал часть месяца, его выплаты включаются в расчёт по установленным правилам.

Персонифицированные сведения о физических лицах

В сведениях отражают информацию о физических лицах и предусмотренные формой данные за соответствующий месяц. Необходимость представления и порядок заполнения зависят от требований законодательства и особенностей отчётного периода.

ЕФС-1

При увольнении работодатель должен представить сведения о кадровом мероприятии в составе формы ЕФС-1 в установленный срок. По общему правилу сведения об увольнении передаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений.

Другие разделы ЕФС-1 заполняют и представляют в зависимости от обстоятельств, например при наличии соответствующих обязанностей по страхованию от несчастных случаев.

Налоговая отчётность по НДФЛ

Если работодатель выплачивал сотруднику доходы, он должен учитывать их при расчёте НДФЛ и представлении предусмотренной налоговой отчётности. Увольнение не исключает выплаты бывшему работнику из расчётов за соответствующий период.

Точный перечень отчётов зависит от того, какие выплаты были начислены, когда они произведены и какие обязанности возникли у организации.

4. Пример: сотрудник уволился в середине месяца

Предположим, сотрудник работал в организации с начала года и уволился 15 октября.

Работодатель должен:

1. Рассчитать зарплату за фактически отработанное время.

2. Рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, если она положена.

3. Произвести окончательный расчёт в установленный срок.

4. Определить страховые взносы с облагаемых выплат.

5. Учесть доходы и удержанный НДФЛ в предусмотренной отчётности.

6. Передать сведения об увольнении и представить остальные необходимые формы в установленные сроки.

7. Уплатить налоги и взносы в соответствии с применимыми сроками.

Если после увольнения никаких новых выплат бывшему сотруднику не начисляли, это само по себе не создаёт обязанности продолжать начисление зарплаты и взносов за него. Однако ранее возникшие обязательства по расчётам и отчётности сохраняются.

5. Что будет, если забыть о бывшем сотруднике

Ошибки после увольнения могут привести к финансовым потерям даже тогда, когда человек уже не работает в компании.

Задержка окончательного расчёта

Если работодатель несвоевременно выплачивает причитающиеся суммы, может возникнуть обязанность начислить денежную компенсацию по статье 236 ТК РФ. Также возможна административная ответственность за нарушение трудового законодательства.

Ошибки в страховых взносах

Если облагаемые выплаты не включены в расчёт или взносы перечислены не полностью, организации может потребоваться уточнить расчёты и погасить задолженность. В предусмотренных законом случаях начисляются пени и применяются штрафные санкции.

Несданная отчётность

Непредставление обязательных сведений в срок может повлечь ответственность по нормам, регулирующим соответствующий вид отчётности. Например, для отдельных сведений о трудовой деятельности предусмотрены специальные санкции.

Неверные сведения об увольнении

Если кадровое мероприятие не отражено или указано неправильно, потребуется исправить сведения в установленном порядке. Это может затруднить подтверждение трудового стажа и потребовать дополнительной работы кадровой службы.

6. Чек-лист работодателя после увольнения

• Оформлен документ о прекращении трудового договора.

• Рассчитана зарплата за фактически отработанное время.

• Рассчитана компенсация за неиспользованный отпуск, если она положена.

• Все причитающиеся суммы выплачены в установленный срок.

• Определены страховые взносы с облагаемых выплат.

• Доходы и НДФЛ учтены в соответствующих расчётах.

• Сведения об увольнении переданы в составе ЕФС-1 в срок.

• Проверены сроки сдачи остальных обязательных отчётов.

• Сохранены документы, подтверждающие расчёты и выплаты.

Удобно использовать единый чек-лист для каждого увольнения: он помогает не забыть ни о кадровых документах, ни о налоговых обязательствах.

Как избежать ошибок при увольнении сотрудников

Расчёты при увольнении затрагивают сразу несколько процессов: кадровое оформление, начисление зарплаты, компенсацию отпуска, страховые взносы, НДФЛ и отчётность. Если эти процессы не согласованы между собой, легко пропустить срок или неверно отразить выплату.

«Формула. Бухгалтерия №1» помогает компаниям организовать бухгалтерский и кадровый учёт на аутсорсинге. Подробнее можно узнать об услуге кадрового учёта и бухгалтерском аутсорсинге.

Главное

Увольнение сотрудника не обнуляет обязательства работодателя за период его работы. Нужно своевременно произвести окончательный расчёт, начислить взносы с облагаемых выплат и представить предусмотренную отчётность.

При этом после увольнения не требуется автоматически продолжать начислять бывшему сотруднику зарплату и взносы: важно учитывать реальные выплаты и конкретные обязанности организации.