Какие отчеты сдать при закрытии ИП с сотрудниками: полный список и порядок действий

Вы решили закрыть ИП. С бизнесом попрощались, оборудование продали, с клиентами рассчитались. Осталось только нажать кнопку в приложении банка или сходить в налоговую — и вы свободны.

Но если у вас работают сотрудники, всё немного сложнее. Сначала нужно правильно уволить людей и сдать по ним финальную отчетность. Иначе — штрафы, пени и испорченный финал предпринимательской истории.

Из этой статьи вы узнаете: какие именно отчеты нужно сдать при закрытии ИП с работниками, в какой последовательности это делать, какие сроки действуют в 2026 году и что будет, если пропустить хотя бы один документ. Никакой воды — только алгоритм, который поможет закрыться спокойно и без последствий.

Какие отчеты сдают при увольнении сотрудников перед закрытием ИП

Перед тем как подавать заявление о прекращении деятельности, нужно завершить трудовые отношения с работниками. Вы обязаны уволить каждого сотрудника официально — с записью в трудовой книжке и полным расчетом. А затем сдать отчетность, связанную с этими увольнениями.

Список обязательных отчетов выглядит так:

1. Персонифицированные сведения о физических лицах (ПСВ)
Сдают в налоговую инспекцию за тот месяц, в котором уволен сотрудник. Срок — не позднее 25-го числа следующего месяца. Если уволили человека в мае — отчитываетесь до 25 июня.

Что внутри: ФИО, СНИЛС и суммы выплат каждому работнику за месяц. По сути, налоговая хочет убедиться, что вы окончательно рассчитались с людьми и больше ничего им не должны.

2. Расчет по страховым взносам (РСВ)
Тоже сдается в налоговую. Это квартальный отчет, но при закрытии ИП его подают за период с начала квартала до даты увольнения последнего сотрудника. Срок — не позднее дня подачи заявления о закрытии ИП.

Например: вы закрываетесь в мае. Значит, в РСВ попадают выплаты с 1 апреля по день увольнения сотрудников. В отчете отражают все начисленные зарплаты и взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование.

3. Расчет 6-НДФЛ
Сдают в налоговую. Срок — также до подачи заявления о закрытии ИП. В расчет включают все доходы работников с начала года до момента увольнения, а также суммы исчисленного и удержанного налога.

Важный нюанс: если в день увольнения вы выплатили сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, она тоже попадает в 6-НДФЛ. Налог с нее нужно перечислить не позднее следующего рабочего дня.

4. ЕФС-1 (раздел 2) — сведения о трудовой деятельности
Сдают в Социальный фонд России (СФР). Раньше это были разные формы в ПФР и ФСС, теперь — единая форма.

Что именно нужно подать:

• Подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности. Сюда вносят запись об увольнении каждого сотрудника: дату, причину и реквизиты приказа.
• Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Если опоздать, сотрудник не сможет подтвердить свой стаж, а СФР выставит штраф.

5. ЕФС-1 (раздел 3) — сведения о стаже
Это подраздел 1.2 формы ЕФС-1. Его сдают по итогам года, но при закрытии ИП — в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса или до подачи заявления о закрытии, если баланс не составляется.

В этом отчете отражают периоды работы каждого сотрудника в течение года. Если человек у вас работал с января по май — именно этот стаж вы и показываете.

В какой последовательности действовать при закрытии ИП с сотрудниками

Порядок действий важен. Если перепутать этапы, налоговая может отказать в закрытии ИП, а по отчетности пойдут нестыковки.

Вот пошаговый алгоритм:

Шаг 1. Принять решение и уведомить сотрудников

По общему правилу работников предупреждают об увольнении не менее чем за два месяца. Но если обе стороны не против, можно расторгнуть договоры по соглашению сторон — тогда ждать два месяца не нужно.

Шаг 2. Издать приказы об увольнении

На каждого сотрудника оформляют приказ по форме Т-8 или по собственной форме. В приказе указывают дату и основание увольнения. Например: «Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности индивидуального предпринимателя, пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ».

Шаг 3. Выплатить зарплату и компенсации

В последний рабочий день нужно полностью рассчитаться с каждым сотрудником:

• зарплата за отработанное время;
• компенсация за все неиспользованные дни отпуска;
• выходное пособие, если оно предусмотрено трудовым договором (при закрытии ИП закон не обязывает платить пособие, но договор может содержать такое условие).

Шаг 4. Сдать отчеты в СФР и налоговую

Здесь строгая очередность:

• Сначала подаете ЕФС-1 (раздел 2) — не позднее следующего рабочего дня после увольнения.
• Затем готовите РСВ и 6-НДФЛ — их сдают до подачи заявления о закрытии ИП.
• Персонифицированные сведения — до 25-го числа следующего месяца.
• ЕФС-1 (раздел 3) о стаже — в течение месяца после закрытия.

Шаг 5. Подать заявление о закрытии ИП

Только после того, как все сотрудники уволены, расчеты произведены, а обязательные отчеты сданы, подавайте заявление по форме № Р26001. Это можно сделать через МФЦ, онлайн на сайте ФНС или через сервисы банка.

Какие штрафы грозят за несданные отчеты

Пропуск отчетности при закрытии ИП — это не формальность, за которую просто пожурят. Штрафы здесь вполне конкретные и ощутимые.

За непредставление РСВ:
5% от суммы взносов к уплате за каждый полный или неполный месяц просрочки. Минимум — 1 000 рублей, максимум — 30% от суммы взносов.

За непредставление 6-НДФЛ:
1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц опоздания. Плюс налоговая может заблокировать счета ИП, если отчет не сдан в течение 20 рабочих дней после срока.

За ЕФС-1 (раздел 2) — сведения о трудовой деятельности:
Штраф 300–500 рублей за каждого сотрудника, по которому не подали или подали не вовремя сведения.

За персонифицированные сведения:
200 рублей за каждый несданный документ.

Кроме того, если бывший сотрудник обратится за больничным или пенсией и выяснится, что стаж не учтен, — у вас могут потребовать возместить ущерб. Судебная практика такие случаи знает.

Реальный пример: ИП Сергеев и два продавца

ИП Сергеев владел магазином стройматериалов в Подмосковье. В штате — два продавца. В апреле 2026 года он решил закрыться.

Что сделал Сергеев:

1. Предложил продавцам увольнение по соглашению сторон. Они согласились — ждать два месяца не пришлось.
2. 25 апреля издал приказы об увольнении последним рабочим днем 25 апреля.
3. 25 апреля выдал зарплату за апрель плюс компенсацию за неиспользованные отпуска — каждому вышло около 45 000 рублей.
4. 26 апреля сдал в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — запись об увольнении. Уложился в срок: следующий рабочий день после приказа.
5. 28 апреля подготовил и сдал в налоговую РСВ и 6-НДФЛ за период с 1 апреля по 25 апреля.
6. До 25 мая подал персонифицированные сведения за апрель.
7. 5 мая сдал в СФР раздел 3 формы ЕФС-1 о стаже продавцов за январь–апрель 2026 года.
8. 10 мая подал заявление о закрытии ИП.

Результат: через пять рабочих дней Сергеев получил уведомление о снятии с учета. Ни одного штрафа, ни одной претензии от фондов. Расчет с бывшими сотрудниками закрыт.

Что было бы, если бы он сначала закрыл ИП, а потом попытался уволить людей:

Налоговая отказалась бы принимать отчетность — плательщика с таким ИНН уже нет в реестре. Уволенные продавцы остались бы с «зависшим» стажем. А СФР и ФНС начали бы процедуру привлечения к ответственности уже как к физическому лицу. Штрафы те же, но плюс потерянное время и нервы.

Самое важное

• Перед закрытием ИП нужно уволить сотрудников и полностью с ними рассчитаться — по зарплате и компенсациям за отпуск.
• Обязательные отчеты: персонифицированные сведения, РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 (раздел 2 — о трудовой деятельности и раздел 3 — о стаже).
• Очередность строгая: сначала увольнение и запись в ЕФС-1, затем зарплатные отчеты и только потом заявление о закрытии.
• Сроки жесткие: на ЕФС-1 о трудовой деятельности — один рабочий день после увольнения, на зарплатные отчеты — до подачи заявления о закрытии ИП.
• Штрафы за пропуск — от 200 рублей до 30% от суммы взносов. Риск блокировки счета тоже существует.

Что запомнить

• Уволить → отчитаться → закрыться. Именно в таком порядке.
• ЕФС-1 (раздел 2) — самый срочный отчет, сдается на следующий рабочий день после увольнения.
• РСВ и 6-НДФЛ подают до заявления о закрытии ИП.
• Если пропустить отчетность, штрафы придут уже после исключения ИП из реестра — но платить их всё равно придется.
• Всю отчетность можно сдать электронно через сервисы для малого бизнеса. Это быстрее и снижает вероятность ошибок при проверке контрольных соотношений.