Основные этапы процесса внедрения и осуществления бухгалтерского аутсорсинга

В современных условиях все больше предприятий и организаций в России ориентируются на использование аутсорсинга в сфере бухгалтерского учета. Это позволяет существенно снизить затраты, повысить эффективность работы и значительно сократить время на выполнение различных бухгалтерских процессов.

Однако, для успешной реализации данного подхода необходимо правильно провести внедрение и осуществление бухгалтерского аутсорсинга.

Давайте рассмотрим основные этапы этого процесса.

Аудит состояния учета

Первый этап внедрения и осуществления бухгалтерского аутсорсинга заключается в проведении аудита состояния учета. Он направлен на выявление ошибок и проблем в существующей системе бухгалтерского учета. В рамках данного этапа проводятся анализ бухгалтерской документации, проверка правильности оформления исходных документов, определение соответствия учетных записей документам и т.д.

Исправление ошибок и восстановление

Если в результате аудита были выявлены ошибки и несоответствия в бухгалтерском учете, на втором этапе происходит их исправление и восстановление. Это включает в себя исправление неправильно проведенных проводок, перерасчеты данных, обновление записей и т.д. Восстановление бухгалтерского учета может быть достаточно трудоемким процессом, однако он крайне важен для обеспечения корректности дальнейшей работы.

Получение документов для заключения договора на обслуживание

Для заключения договора на обслуживание необходимо подготовить определенный пакет документов. К ним относятся устав организации, свидетельство о государственной регистрации, выписка из реестра налогоплательщиков, документация, подтверждающая полномочия руководителя, договор с внешним аудитором, а также другие необходимые документы. Получение всех этих документов может занять некоторое время, поэтому необходимо начать эту работу заблаговременно.

Загрузка и обновление учетной базы

Четвертым этапом является загрузка и обновление учетной базы. При работе с внешней аутсорсинговой компанией важно обеспечить передачу актуальной информации о состоянии бухгалтерии. Для этого необходимо предоставить данные о расчетах с контрагентами, информацию о приобретениях и перемещении товаров, перечень счетов и прочие необходимые сведения. В процессе загрузки и обновления учетной базы осуществляется перенос существующей информации в систему аутсорсинговой компании и обновление этой информации при поступлении новых данных.

Выстраивание порядка документооборота

На пятом этапе происходит выстраивание порядка документооборота. Это подразумевает разработку единой системы документооборота в организации, определение процедур подготовки и согласования документов, утверждение лиц, ответственных за подготовку и отправку отчетности и т.д. Важно понимать, что правильно организованный документооборот позволяет избежать множества проблем и конфликтов в процессе бухгалтерского учета.

Оформление лицензии для сдачи отчетности

Шестой этап связан с оформлением лицензии для сдачи отчетности. В соответствии с действующим законодательством все предприятия и организации, занимающиеся бухгалтерским аутсорсингом, должны иметь специальную лицензию на осуществление этих услуг. Для получения лицензии необходимо предоставить определенный пакет документов, в том числе сведения о квалификации сотрудников-бухгалтеров, стаже работы, рекомендации и другие необходимые сведения.

Сбор и учет первичной документации

Седьмой этап бухгалтерского аутсорсинга связан с сбором и учетом первичной документации. Это включает в себя прием, регистрацию и обработку приходящих документов, таких как счета, накладные, акты выполненных работ и т.д. Внешняя аутсорсинговая компания осуществляет контроль за своевременным сбором и учетом документов, что позволяет обеспечить корректность бухгалтерского учета.

Согласование остатков по расчетам с контрагентами и товарных остатков

Восьмой этап включает согласование остатков по расчетам с контрагентами и товарных остатков. Это важный этап, который позволяет установить точные остатки по дебиторской и кредиторской задолженности, а также расчетную стоимость оставшихся на складе товаров. Внешняя аутсорсинговая компания осуществляет сверку остатков и согласование с контрагентами.

Формирование отчетности и согласование налоговой нагрузки

Девятый этап связан с формированием отчетности и согласованием налоговой нагрузки. Внешняя аутсорсинговая компания осуществляет подготовку и представление отчетности в соответствии с требованиями действующего законодательства, а также согласование налоговых расчетов с налоговыми органами.

Сдача отчетности за отчетный период

Десятый и последний этап представляет собой сдачу отчетности за отчетный период. Внешняя аутсорсинговая компания своевременно подготавливает и представляет все необходимые отчеты, что позволяет организации быть в полной соответствии с требованиями налогового законодательства.

В заключение, внедрение и осуществление бухгалтерского аутсорсинга требует проведения ряда этапов, начиная с аудита состояния учета и заканчивая сдачей отчетности за отчетный период. Успешное выполнение каждого из этих этапов позволит организации получить максимальную выгоду от использования аутсорсинга в области бухгалтерского учета.