Почему готовиться важно?
С 2025 года ФНС проводит проверки через автоматизированные системы, анализируя данные в режиме реального времени.
Ошибки в документах или несвоевременная отчётность могут привести к блокировке счетов и штрафам до 30% от суммы нарушений.
🔸 Правильная подготовка снизит риски и сэкономит нервы.
✅ Чек-лист: 7 шагов перед проверкой
1. Проверьте первичные документы
o Убедитесь, что все договоры, акты и накладные подписаны электронной подписью (КЭП) и соответствуют форматам ФНС (XML, PDF).
o Восстановите недостающие файлы: даже потерянная счет-фактура за 2023 год может стать проблемой.
2.Сверьте налоговые декларации
o Сравните данные в декларациях по НДС, УСН и НДФЛ и др. с банковскими выписками и учётными регистрами.
o Исправьте расхождения до начала проверки.
3.Подготовьте электронный архив
o Все документы за последние 5 лет должны храниться в облаке с доступом по двухфакторной аутентификации.
o Отсортируйте файлы по годам и типам: «2024_Договоры», «2025_Накладные».
4.Проверьте кадровые документы
o Трудовые договоры, расчётные ведомости и больничные должны быть оформлены по Трудовому кодексу РФ.
5.Убедитесь, что зарплаты соответствуют МРОТ. Проанализируйте подозрительные операции
o Крупные платежи физлицам, частая смена контрагентов или транзакции на грани лимитов — такие сделки привлекают внимание ФНС.
o Подготовьте пояснения: например, договоры и акты для подтверждения расходов.
6.Обновите электронные подписи
o Квалифицированная электронная подпись (КЭП) должна быть действующей. Проверьте срок её окончания в личном кабинете ФНС.
7.Проведите внутренний аудит
o Если учёт ведётся самостоятельно, закажите проверку у аутсорсинговой компании. Специалисты найдут слабые места и дадут рекомендации.
🔸 Что изменилось в 2025 году?
• Автоматические запросы. ФНС направляет требования через личный кабинет налогоплательщика — отвечать нужно в течение 3 дней.
• Штрафы за недостоверные данные. Ошибки в электронных документах караются строже: до 50 тыс. рублей за каждый случай.
• Проверка в режиме онлайн. Инспекторы могут запросить доступ к вашему электронному архиву для выборочного анализа.
🔸 Как аутсорсинговая компания помогает?
• Восстанавливает документы. Найдёт недостающие акты или сверки за прошлые периоды.
• Готовит пояснения. Составит ответы на запросы ФНС с ссылками на статьи Налогового кодекса.
• Сопровождает проверки. Эксперты присутствуют на встречах с инспекторами и защищают ваши интересы.
Пример:
Кафе «Солнце» получило требование ФНС о пояснении расходов. Благодаря заранее подготовленным документам и помощи аутсорсинговой компании, ответ сдали за 1 день и избежали штрафа.
🔸 Итог: подготовка — лучшая защита
Не ждите уведомления от ФНС — начните проверку документов сейчас. Даже 2-3 дня работы с чек-листом снизят риски в разы. Доверьте рутину профессионалам, чтобы сосредоточиться на бизнесе, а не на страхе перед проверками.
P.S. Все пункты актуальны для 2025 года. Не дайте ошибкам испортить вашу репутацию — действуйте на опережение!