Зачем переходить на аутсорсинг?
В 2025 году ФНС требует от бизнеса максимальной точности и оперативности: отчёты сдаются только в электронном формате через совместимые системы, а ошибки в декларациях могут привести к блокировке счетов.
Аутсорсинг бухгалтерии помогает избежать рисков, сэкономить до 50% бюджета и сосредоточиться на развитии. Рассказываем, как перейти на него без стресса.
🔸 Шаг 1. Проведите аудит текущего учёта
Перед передачей данных проверьте:
• Все ли документы за последние 3 года соответствуют требованиям ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
• Нет ли невыясненных операций или расхождений в налоговых регистрах;
• Корректно ли настроена работа с электронными документами.
Это поможет новому подрядчику быстро вникнуть в процессы.
🔸 Шаг 2. Выберите надежного провайдера
Критерии выбора:
• Опыт работы с вашей системой налогообложения (например, УСН, ОСНО);
• Поддержка актуальных форматов отчётности (например, XML-схемы для НДС);
• Наличие квалифицированной электронной подписи для сдачи документов в ФНС;
• Готовность прописать в договоре ответственность за ошибки и сроки их исправления.
🔸 Шаг 3. Организуйте передачу данных
1. Произведите выгрузку учетной базы в 1С и передайте файл для загрузки на новую платформу.
2. Передайте подрядчику доступ к электронным сервисам (например, банк-клиент, личный кабинет маркетплейса).
3. Заключите соглашение о конфиденциальности, чтобы защитить персональные данные сотрудников и клиентов.
🔸 Шаг 4. Уведомите штатного бухгалтера
Соблюдайте Трудовой кодекс РФ:
• Направьте сотруднику уведомление о расторжении договора не позднее чем за 2 месяца;
• Проведите финальную сверку всех документов и подпишите акт приёма-передачи дел;
• Сохраните контакты бухгалтера на случай вопросов от нового подрядчика.
🔸 Шаг 5. Настройте взаимодействие с аутсорсинговой компанией
• Определите, как будет происходить обмен данными: через облачные платформы с двухфакторной аутентификацией или защищённые email-каналы;
• Установите график отчётности: например, еженедельные сводки по кассе или уведомления о сроках уплаты налогов;
• Закрепите персонального куратора, который изучит специфику вашего бизнеса.
🔸 Шаг 6. Контролируйте процесс первые 3 месяца
• Сверяйте данные в вашем учётном ПО с отчётами подрядчика;
• Проверяйте уведомления из ФНС в личном кабинете — штрафов и требований быть не должно;
• Корректируйте регламент работы, если возникают нестыковки.
✅ Итог: плавный переход — залог безопасности
Переход на аутсорсинг в 2025 году не займёт больше месяца, если действовать по инструкции.
Главное — выбрать проверенного подрядчика и сохранить прозрачность на всех этапах.
Так вы не только избежите проблем с налоговой, но и получите партнёра, который защитит ваш бизнес от финансовых рисков.