🔸 Почему важно перейти на электронный формат?
С 2025 года бумажные счёт-фактуры недействительны — ФНС принимает только электронные документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП). За нарушение грозит штраф до 50 000 рублей.
Электронный формат ускоряет работу с контрагентами, исключает потерю данных и упрощает проверки.
🔸 Как подписать электронную счёт-фактуру?
1. Получите КЭП. Оформите подпись в аккредитованном удостоверяющем центре — процесс занимает 1–2 дня.
2. Выберите ПО для подписания. Система должна поддерживать формат XML и быть совместимой с ФНС.
3. Заполните обязательные реквизиты:
o ИНН и КПП продавца/покупателя;
o Номер и дата документа;
o Сумма НДС (если применяется).
4. Подпишите документ. Нажмите «Подписать КЭП» в программе — система автоматически добавит подпись в отдельный файл .sig.
🔸 Пример подписанной счёт-фактуры:
• Файл: СФ_ООО_Поставщик_№123_от_15.10.2025.xml
• Подпись: СФ_ООО_Поставщик_№123_от_15.10.2025.sig
🔸 Как хранить электронные счёт-фактуры?
• Используйте защищённое облако. Данные должны шифроваться и храниться не менее 5 лет (ст. 23 НК РФ).
• Настройте структуру папок. Пример:
o /2025/Счёт-фактуры/Октябрь/
o /2025/Подписи/Октябрь/
• Регулярно делайте резервные копии. Храните их на разных платформах (например, облако + внешний диск).
🔸 Что изменилось в 2025 году?
• Новые XML-схемы. Старые форматы не принимаются — обновите ПО.
• Автоматическая проверка. ФНС анализирует счёт-фактуры через ИИ: ошибки в реквизитах блокируют документ.
• Штрафы за несоответствие. Например, отсутствие подписи — 10 000 руб., неверный ИНН — 5 000 руб.
🔸 Типичные ошибки
• Подписание неквалифицированной электронной подписью вместо КЭП;
• Хранение подписи и документа в разных папках;
• Отсутствие резервных копий за предыдущие годы.
🔸 Как аутсорсинговая компания помогает?
• Настраивает электронный документооборот. Подбирает ПО, интегрирует его с вашей учётной системой.
• Контролирует подписание и хранение. Следит, чтобы все документы соответствовали Приказу ФНС № ЕД-7-26/736.
• Восстанавливает потерянные файлы. Если счёт-фактура удалена или повреждена, специалисты восстановят её из резерва.
🔸 Пример из практики
ИП Соколов забыл подписать счёт-фактуру КЭП. ФНС отклонила документ, и покупатель не смог принять НДС к вычету. После подключения аутсорсинговой компании ошибки исключены — все документы подписываются автоматически.
✅ Итог: электронные счёт-фактуры — это просто
Переход на цифровой формат защищает от штрафов и экономит до 10 часов в месяц на рутине.
Доверьте подписание и хранение профессионалам, чтобы не отвлекаться на формальности.