С 2025 года электронный документооборот (ЭДО) стал обязательным для большинства российских компаний.
Без электронной подписи (ЭП) бизнес не может сдавать отчетность, заключать договоры или взаимодействовать с госорганами. Рассказываем, как предпринимателю работать с ЭП эффективно и в рамках закона.
🔸 Что такое электронная подпись и какие виды бывают?
Электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной подписи, который придает документам юридическую силу. Согласно ФЗ № 63-ФЗ, в России используются три вида ЭП:
• Простая — подходит для внутренних документов и авторизации на порталах (например, на Госуслугах).
• Усиленная неквалифицированная — применяется для подписания договоров с контрагентами, если стороны заранее договорились об ЭДО.
• Усиленная квалифицированная (КЭП) — обязательна для сдачи отчетности в ФНС, ПФР и работы с госсистемами.
🔸 Зачем предпринимателю электронная подпись?
• Сдача отчетности. Без КЭП нельзя отправить декларации или расчеты через личные кабинеты ФНС и ПФР.
• Участие в тендерах. ЭП требуется для подачи заявок на электронных торговых площадках.
• Удаленное сотрудничество. Договоры, акты и счета можно подписывать онлайн, что ускоряет сделки.
• Сокращение бумажного документооборота. Это экономит время и расходы на архив.
🔸 Как получить электронную подпись?
1. Выберите аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ). Проверьте его наличие в реестре Минцифры.
2. Подготовьте документы: паспорт, ИНН, выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
3. Настройте рабочее место. Установите ПО для работы с ЭП (например, криптопровайдер).
4. Получите сертификат. Его можно загрузить на токен, в облако или защищенный носитель.
🔸 Как использовать ЭП безопасно?
• Храните ключи отдельно от публичных сетей. Не передавайте токен третьим лицам.
• Следите за сроком действия сертификата. Продлевайте его до истечения срока.
• Используйте только лицензионное ПО. Это защитит данные от взлома.
• Соблюдайте ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных». Ограничьте доступ сотрудников к ЭП по ролям.
🔸 ЭП и аутсорсинговая компания: как это работает?
Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, важно обеспечить безопасное использование ЭП. Например, специалисты могут:
• Формировать и подписывать отчетность от вашего имени по доверенности.
• Настраивать раздельный доступ к сертификатам для разных операций.
• Контролировать сроки действия ЭП и обновлять сертификаты.
🔸 Почему это важно в 2025 году?
С 2025 года ФНС ужесточила требования к электронным документам. Например, ошибки в подписании деклараций могут привести к блокировке счета или штрафам.
Кроме того, без ЭП бизнес теряет конкурентное преимущество: партнеры чаще выбирают тех, кто готов работать онлайн.
🔸 Как аутсорсинговые компании помогают предпринимателям?
Аутсорсинговые компании берут на себя настройку и сопровождение электронной подписи: помогают выбрать УЦ, устанавливают защищенное ПО и обучают сотрудников.
Также контролируют соответствие ЭДО требованиям ФНС, чтобы вы избежали претензий.
Электронная подпись — не просто инструмент, а необходимость для современного бизнеса. Внедряйте технологии сейчас, чтобы не отстать от рынка и работать легально.