Потеряли первичные документы? Действуйте правильно!
Утрата первичных документов (счетов, накладных, актов, договоров и др) – серьезная проблема для любого бизнеса. Это основа бухгалтерского и налогового учета.
ФНС строго относится к таким нарушениям, так как они мешают проверить правильность расчета налогов. Что делать?
🔸 1. Не паникуйте, но действуйте быстро.
• Зафиксируйте факт: Составьте внутренний акт об утрате с указанием списка отсутствующих документов, возможных причин и даты обнаружения.
• Оцените сроки: Если документ нужен для текущей отчетности или проверки ФНС – время критично.
🔸 2. Восстанавливайте документы.
• Обратитесь к контрагенту: Главный способ – запросить заверенные копии у поставщика или покупателя.
• Проверьте архивы.
• Банковские выписки: Они могут служить косвенным доказательством оплаты по сделке.
🔸 3. Что делать, если восстановить не удается?
• Налоговые риски: ФНС может снять расходы по этой сделке (увеличив налог на прибыль) или отказать в вычете по НДС
• Бухгалтерский учет: Придется делать исправительные записи, исключая операции, не подтвержденные документально.
🔸 4. Как предотвратить потери в будущем?
• Электронный документооборот (ЭДО): Самый надежный способ! Документы хранятся в защищенных операторах ЭДО, доступны в любое время, исключают физическую утерю.
• Четкий порядок хранения: Назначьте ответственных за прием, регистрацию и архивирование (бумажных и электронных) документов.
• Регулярное резервное копирование: Обязательно для электронных документов и баз данных.
• Передача учета на аутсорсинг: Профессионалы знают ценность первички.
🔸 «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» обезопасит ваш документооборот:
• Структурированный прием и контроль: Мы обеспечиваем порядок на этапе поступления документов.
• ЭДО-экспертиза: Поможем внедрить или эффективно использовать электронный документооборот.
• Надежное хранение: Ваши документы хранятся системно и безопасно.
• Снижение рисков: Минимизируем возможность утери и связанных с ней проблем с ФНС.
✅Не дайте утере документов подорвать финансовую устойчивость компании. Доверьте учет и документооборот профессионалам «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии»!