Какие документы должен хранить предприниматель и сколько лет?

🔸 Зачем хранить документы?

Документы подтверждают доходы, расходы и соблюдение законов. В 2025 году ФНС проводит проверки через электронные системы, а отсутствие бумаг или их некорректное хранение грозит штрафами до 30% от суммы неуплаченного налога.

Разберёмся, что и как долго нужно хранить.

🔸 Основные категории документов

✔️1. Первичные документы

o Договоры, акты, накладные, счета-фактуры.
o Срок: 5 лет (ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).
o Важно! Электронные версии должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП).

✔️2. Налоговые декларации и расчёты

o Налоговые Декларации (например НДС, УСН, НДФЛ), а также книги учёта доходов и расходов (КУДиР).
o Срок: 5 лет (ст. 23 НК РФ).

✔️3. Кадровые документы

o Трудовые договоры, приказы, личные карточки сотрудников, расчётные ведомости.

o Срок:
75 лет — для трудовых книжек и документов о стаже;
5 лет — для остальных (приказы, графики отпусков).

✔️4. Бухгалтерская отчётность

o Балансы, отчёты о финансовых результатах, учётные регистры.
o Срок: 5 лет после отчётного года.

🔸 Что изменилось в 2025 году?

• Электронный формат. Большинство документов можно хранить в цифровом виде, но они должны соответствовать требованиям ФНС (XML-схемы, PDF с КЭП).
• Облачные архивы. ФНС рекомендует использовать защищённые облачные сервисы вместо локальных носителей.

🔸 Как организовать хранение?

1. Цифровизируйте бумаги. Отсканируйте и загрузите в облако с разграничением прав доступа.
2. Сортировка по датам. Создавайте папки по годам и типам документов (например, «2025_Накладные»).
3. Резервное копирование. Делайте копии архивов на разных платформах.

🔸 Чего нельзя делать?

• Уничтожать документы до истечения срока.
• Хранить всё в одной папке без систематизации.
• Игнорировать требования к электронным подписям.

Пример:
ИП на УСН потерял накладные за 2023 год. При проверке ФНС не приняла расходы, и бизнесмен доплатил 90 000 руб. налогов + штраф 27 000 руб.

✅ Как аутсорсинговая компания помогает?

• Ведёт электронный архив. Все документы хранятся в структурированном виде с метками.
• Следит за сроками. Напоминает, когда пора уничтожить старые файлы или обновить архив.
• Готовит документы для проверок. Формирует выборки по запросу ФНС за 1–2 дня.

✅ Итог: порядок в документах — защита от рисков

Хранение не должно быть головной болью. Переведите документы в цифру, настройте автоматическую сортировку и доверьте контроль аутсорсинговой компании. Это сэкономит время и убережёт от штрафов.